1. Introducción y primeros pasos

SYMSA Suite es una plataforma integrada que combina procurement (solicitudes, órdenes de compra, bodega) con CMMS (gestión de mantención: equipos, OTs, alertas, bitácora) en una sola aplicación multi-tenant.

¿Para quién? Empresas del rubro de transporte, maquinaria y logística que necesitan controlar pedidos y mantenciones bajo un mismo paraguas.

¿Qué módulos incluye?

• Pedidos: Solicitudes → Adquisiciones → Bodega → Entregas
• Mantención: Equipos · OTs · Alertas · Bitácora · GPS · Operadores
• Sistema: Reportes · Carga masiva · Maestro Productos · Responsables · Admin · Manual

2. Acceso al sistema

Para entrar al sistema necesitas tres datos:

• Código de cliente — tu empresa contratante (ej: CLI-001)
• Usuario — tu nombre de usuario
• Contraseña

Cambiar de empresa

Si tu usuario pertenece a varias empresas dentro de un mismo cliente, en la cabecera podrás cambiar entre ellas con el selector de empresa. Los datos visibles se filtran automáticamente.

3. Dashboard Global

El Dashboard es la primera vista al ingresar. Muestra un resumen ejecutivo con KPIs, gráficos y eventos recientes.

Filtro por meses

Arriba a la derecha encontrarás un filtro con checkboxes para seleccionar uno o varios meses. Solo aparecen los meses que tienen datos. Botones rápidos: ✓ Todos y ✕ Limpiar. Todos los KPIs y gráficos respetan este filtro.

KPIs

Strip superior con 6 indicadores: Solicitudes · OTs Abiertas · Presupuesto · Alertas · Equipos Operativos · Horas Jornada del mes.

Gráficos disponibles (9 en total)

1. Solicitudes por estado — barras horizontales por estado de la solped
2. Flujo de pedidos — embudo de conversión solped → OC → recepción
3. Estado de OCs — donut con conteo por estado de orden de compra NUEVO
4. OCs por mes — barras apiladas mensuales por estado de OC NUEVO
5. OTs Preventivas vs Correctivas — barras apiladas por tipo
6. Estado de la flota — donut operativos/mantención/detenidos
7. Top equipos con más gasto — barras horizontales
8. Horas por operador — barras horizontales
9. Contratos consumo — dual axis presupuesto vs ejecutado

Exportar gráficos a PDF NUEVO

• Cada panel tiene un botón 📄 en la cabecera para exportar solo ese gráfico como PDF.
• Botón 📄 Exportar Dashboard PDF arriba del dashboard genera un PDF con todos los KPIs y los 9 gráficos en una sola página.
• El PDF incluye el periodo seleccionado y la empresa actual en el header.

4. Pedidos · Solicitudes (Solpeds)

Una Solped (Solicitud de Pedido) es la petición formal de bienes o servicios.

Crear una solped

1. Click + Nueva Solicitud.
2. El campo Solicitante se llena automáticamente con tu usuario logueado (no se puede cambiar). NUEVO
3. Selecciona el Aprobador del dropdown — solo aparecen responsables validados en Sistema → Responsables para SOLPED. NUEVO
4. Selecciona el centro de costo.
5. Agrega artículos desde bodega o manuales (código 00000).
6. Si todos los ítems están en stock → estado PENDIENTE (espera aprobación). Si falta stock → pasa directo a EN ADQUISICIONES.

Estados de una solped

PDF de la solped

Botón 📄 Generar PDF en el detalle. Incluye trazabilidad completa, items, totales y bloque de firmas con la firma digital del aprobador seleccionado. NUEVO

5. Pedidos · Adquisiciones (Órdenes de Compra)

Una OC es el pedido formal al proveedor. Puede crearse automáticamente desde una solped o manualmente.

Crear OC manualmente NUEVO

1. Click + Nueva OC.
2. Opcional: vincular a una solped existente (carga sus ítems automáticamente).
3. Indica el proveedor.
4. Solicitante = tu usuario logueado (automático). Aprobador = elige de los responsables validados para OC.
5. Agrega ítems:
   • De bodega: dropdown con productos del maestro
   • Producto no catalogado (código 00000): descripción, cantidad y precio para productos que aún no están en el maestro
6. Click ✓ Crear OC.

Recepcionar OC con códigos pendientes NUEVO

Cuando llegue la mercadería:

1. Abre el detalle de la OC y click ✓ Marcar como Recepcionada.
2. Si la OC tiene ítems con código 00000, se abre un modal de asignación guiada:

• Crear código nuevo: asignas código, área, familia, bodega, mínimo. Se crea en el maestro automáticamente.
• Usar existente: seleccionas un producto del maestro y se suma la cantidad recibida.

Adjuntar cotización NUEVO

En el detalle de la OC puedes adjuntar la cotización del proveedor en formato PDF, JPG, PNG, Word o Excel (máx 5 MB). El sistema muestra preview de imágenes y permite descargar/ver/reemplazar/quitar el archivo.

Exportar OC PDF NUEVO

Botón 📄 Exportar OC PDF genera un documento formal A4 con: header naranja, datos emisión + proveedor, tabla items con IVA 19%, advertencia si hay códigos 00000, y bloque de firmas con la firma digital del aprobador seleccionado.

6. Pedidos · Bodega

La bodega administra el stock físico y las entregas a centros de costo.

Pestañas

• Stock actual: listado de productos con código, descripción, familia, bodega, stock, mínimo y precio
• 📤 Entregas / Rebajas: registra salidas hacia centros de costo
• Consumos: historial de movimientos

Rebajar / entregar una solped NUEVO

1. En la pestaña Entregas, click + Nueva Entrega / Rebajar Solped.
2. Selecciona la solped (aparecen las que están en EN BODEGA, APROBADA, EN ADQUISICIONES, PARCIAL o PENDIENTE).
3. El CC destino es editable — puedes cambiarlo si el material va a otro centro de costo distinto al de la solped original.
4. Marca los ítems que vas a entregar (checkboxes) y ajusta la cantidad por línea. Puedes entregar parcialmente.
5. Click ✓ Confirmar Entrega / Rebajar.

El stock se rebaja automáticamente. Si entregaste menos cantidad o menos ítems de los que tenía la solped, queda en estado PARCIAL y puedes seguir rebajándola después.

Exportar al ERP (formato VALECONSUMO) NUEVO

Botón 📊 Exportar Excel ERP genera un CSV de 22 columnas con formato VALECONSUMO listo para importar al ERP corporativo. Marca los movimientos como exportados.

7. Mantención · Equipos

Maestro de equipos: camiones, palas, cargadores, perforadoras, camionetas, generadores, etc. Cada equipo tiene código, tipo, marca, sede, horómetro, estado y contrato asociado.

Crear/Editar equipo

Al crear un equipo, asígnale un contrato. Esto crea automáticamente un centro de costo con el código del equipo dentro del contrato, lo que permite rastrear gastos.

8. Mantención · Órdenes de Trabajo (OTs)

Una OT es la orden de mantenimiento sobre un equipo. Tipos: Correctiva · Preventiva · Predictiva.

Crear una OT

1. Click + Nueva OT.
2. Selecciona el equipo (auto-detecta el contrato del equipo).
3. Indica tipo, taller, y selecciona pautas/tareas si aplica.
4. El Responsable (Mantenedor) se llena automáticamente con tu usuario actual. NUEVO
5. Selecciona el Aprobador / Supervisor del dropdown de responsables validados para OT. NUEVO
6. Si agregas insumos desde bodega, se crea automáticamente una solped vinculada.

Estados de una OT

POR APROBAR → APROBADA → EN PROCESO → CERRADA

PDF de la OT con firma NUEVO

Botón 📄 Generar PDF en el detalle. Incluye todos los antecedentes, trazabilidad, descripción de término y firmas con imagen del aprobador seleccionado.

9. Mantención · Alertas Tempranas

Una alerta temprana es el reporte de una condición observada en un equipo antes que se convierta en falla. Sirve para gestionar la criticidad y generar OTs preventivas.

Crear una alerta

Selecciona el equipo, describe la falla detectada, asigna familia/sistema. El estado inicial es INGRESADA.

Generar OT desde alerta

Botón OT en la fila de la alerta genera una OT correctiva pre-rellenada con el equipo. La alerta pasa a CON OT.

Exportar Alerta PDF NUEVO

Botón 📄 en cada fila genera un PDF formal con la descripción de la falla y bloque de firmas con la firma del responsable de mantención.

10. Mantención · Bitácora

Registro cronológico de eventos en equipos: mantenciones realizadas, consumos de insumos, observaciones, lecturas de horómetro.

Bitácora PDF de un equipo

Filtra por equipo y click 📄 Bitácora PDF para generar el historial completo del equipo.

Certificado al día NUEVO

Botón verde ✅ Certificado al día genera un certificado formal del estado de mantención del equipo, indicando si está al día u observado.

11. Operadores y Jornadas

Maestro de operadores (con RUT, licencia, contrato) y registro de jornadas de operación (fecha, equipo, hora inicio/fin, km inicio/fin).

Las horas operadas alimentan el KPI "Horas Jornada del mes" del dashboard.

12. GPS / Ubicación de Equipos

Visualización geográfica de las últimas posiciones reportadas de cada equipo. Filtros por equipo y contrato. Posibilidad de cargar posiciones manuales.

13. Sistema · Reportes Personalizados NUEVO

Cada usuario puede armar sus propios reportes desde cualquier entidad del sistema sin necesidad de programación.

Cómo usar

1. Selecciona la entidad (Solpeds, OTs, Equipos, Bodega, Alertas, Bitácora, Jornadas, Movimientos, Adquisiciones — 9 disponibles).
2. Marca las columnas que quieres en el reporte (checkboxes).
3. Aplica filtros: búsqueda de texto, rango de fechas, estado, ordenamiento.
4. La vista previa muestra los resultados en vivo (hasta 200 filas).
5. Exporta en Excel, PDF o CSV.

Guardar reportes

Click 💾 Guardar reporte para preservar la configuración (entidad + columnas + filtros). Aparecerá en el panel "Reportes guardados" en el sidebar — click ▶ para recargarlo, 🗑 para eliminar.

14. Sistema · Carga Masiva NUEVO

Centro de carga masiva para subir grandes volúmenes de datos vía Excel/CSV. Antes estaba dentro del módulo Bodega; ahora es un módulo independiente en Sistema.

Plantillas disponibles

• Bodega / Stock
• Equipos
• Lecturas
• Solicitudes de Pedido
• Alertas Tempranas
• Órdenes de Trabajo
• Usuarios
• Adquisiciones (OC)
• Presupuesto

Flujo: Descargar plantilla → completar en Excel → Importar → revisar preview → confirmar con clave de import.

15. Sistema · Maestro de Productos NUEVO

Mantenedor central de productos. Permite agregar productos nuevos al catálogo, considerando área y familia.

Campos del producto

• Código (único en el sistema)
• Descripción
• Área: Operaciones · Mantención · Bodega · Administración · Seguridad · Servicios
• Familia: Filtros · Lubricantes · Repuestos · Neumáticos · Herramientas · EPP
• Bodega donde se almacena
• Stock actual · Mínimo · Precio

KPIs disponibles

Total productos · Áreas distintas · Familias distintas · Productos sin stock.

Permisos

Puede verlo cualquier usuario con acceso al sistema. Para crear/editar/eliminar, mismas restricciones que Bodega.

16. Sistema · Responsables y Firmas Digitales NUEVO

Mantenedor de personas que firman documentos (OC, OT, Solped, Alerta) con sus firmas digitales.

Crear un responsable

1. Click + Nuevo Responsable.
2. Completa nombre, RUT, cargo, área, email.
3. Selecciona el tipo: Solicitante / Aprobador / Ambos.
4. Marca los tipos de documento que puede firmar: OC, OT, Solped, Alerta (multi-select).
5. Firma digital:
   • Dibuja la firma con el mouse o touch en el canvas naranja, o
   • Sube una imagen PNG/JPG (máx 1 MB)
6. Click ✓ Crear responsable.

Cómo se usan las firmas

Al crear una Solped, OT u OC, el sistema te pide seleccionar un aprobador del listado de responsables validados para ese tipo de documento. Al generar el PDF formal, la firma digital del aprobador aparece automáticamente sobre la línea de firma.

Buenas prácticas

• Mantén el listado actualizado — desactiva (no elimines) responsables que ya no firman.
• Cada responsable puede tener varios tipos de documento.
• El solicitante de un documento es siempre el usuario logueado, no se elige del listado.

17. Sistema · Administración

Vista solo para administradores. Permite gestionar:

• Clientes SYMSA (empresas contratantes del sistema)
• Empresas dentro de cada cliente
• Usuarios con sus roles y empresas asignadas
• Grupos / Roles con permisos granulares
• Contratos y composición de centros de costo
• Configuración de email para notificaciones
• Módulos GPS instalados en equipos

18. Exportaciones

Casi todas las vistas tienen botones ⬇ Excel y 📄 PDF que respetan los filtros activos en pantalla. NUEVO

Tipos de export disponibles

• Listas tabulares (Excel/PDF/CSV): Solpeds, OTs, Alertas, Equipos, Bodega, Bitácora, Movimientos, Adquisiciones, Maestro Productos, Responsables.
• Documentos formales individuales (PDF): Solped, OT, OC, Alerta — con firma digital del aprobador.
• Gráficos del dashboard (PDF): individual por gráfico o el dashboard completo.
• ERP (CSV): VALECONSUMO de 22 columnas para subir al ERP.
• Bitácora PDF: historial completo de un equipo + certificado al día.
• Manual de usuario (PDF): este mismo documento. NUEVO

19. Flujo de Firmas en Documentos NUEVO

Para que un PDF salga con firmas reales:

1. Ir a Sistema → Responsables.
2. Crear los responsables con tipo "Aprobador" y categorías OC/OT/Solped/Alerta marcadas.
3. Dibujar/subir la firma digital de cada uno.
4. Al crear una Solped/OT/OC, seleccionar el aprobador del dropdown.
5. Al exportar el PDF, la firma aparece automáticamente.

20. Soporte y Contacto

Para soporte técnico, solicitar nuevas funciones o reportar errores:

• 📧 Email: contacto@symsa.cl
• 📱 WhatsApp: +56 9 9419 6675
• 🌐 Web: www.symsa.cl